1. Parter och roller
Kunden är personuppgiftsansvarig för personuppgifter som behandlas för Kundens uthyrningsverksamhet. Hyrklart är personuppgiftsbiträde. Villkoren gäller även när tjänsten tillhandahålls kostnadsfritt som pilot.
2. Föremål, varaktighet och instruktioner
Behandlingen pågår under pilotens användning och efterföljande raderings- och backupperioder. Hyrklart behandlar personuppgifter enligt avtalet, dessa villkor, Kundens dokumenterade instruktioner och lag.
Behandlingen kan omfatta lagring, strukturering, visning, sökning, överföring, säkerhetskopiering, support, export och radering.
3. Registrerade och uppgiftstyper
Registrerade kan vara Kundens hyrestagare, kontaktpersoner, anställda och andra personer Kunden registrerar. Uppgifter kan omfatta namn, kontaktuppgifter, adress, bokningsuppgifter, produktval, betalningsstatus, meddelanden och anteckningar.
Kunden ska undvika känsliga personuppgifter och personnummer om behandlingen inte är nödvändig, laglig och uttryckligen överenskommen.
4. Kundens ansvar
Kunden ansvarar för rättslig grund, information till registrerade, riktigheten i instruktionerna och att användningen av Hyrklart följer GDPR.
5. Sekretess och säkerhet
Hyrklart ska begränsa åtkomst till personer som behöver den och använda lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, bland annat autentisering, behörighetsstyrning, krypterad kommunikation, backup och incidentrutiner.
6. Underbiträden
Kunden ger Hyrklart generellt godkännande att använda underbiträden som behövs för bland annat hosting, databas, lagring, e-post, autentisering, övervakning och support. Hyrklart ska ställa motsvarande dataskyddskrav på underbiträden.
7. Tredjelandsöverföringar
Överföring utanför EU/EES får endast ske med giltig överföringsmekanism och kompletterande skydd där det krävs.
8. Registrerades rättigheter
Hyrklart ska i rimlig omfattning bistå Kunden med att hantera registrerades rättigheter.
9. Personuppgiftsincidenter
Hyrklart ska utan onödigt dröjsmål informera Kunden efter att ha fått kännedom om en personuppgiftsincident som rör Kundens data.
10. Bistånd
Hyrklart ska med hänsyn till behandlingens art och tillgänglig information bistå Kunden med relevanta säkerhets-, konsekvens- och myndighetsfrågor enligt GDPR.
11. Information och revision
Hyrklart ska tillhandahålla skälig information som behövs för att visa efterlevnad av artikel 28 GDPR. Revision sker normalt genom dokumentation, frågeformulär eller oberoende rapport.
12. Återlämning och radering efter piloten
När pilotåtkomsten eller tjänsten upphör ska Hyrklart, i den mån funktionalitet finns, möjliggöra export och därefter radera eller anonymisera personuppgifter efter en rimlig avvecklingsperiod och tekniska backupcykler, om inte lag kräver fortsatt lagring.
13. Giltighet och rangordning
Villkoren gäller så länge Hyrklart behandlar personuppgifter för Kundens räkning. Vid konflikt i dataskyddsfrågor har dessa biträdesvillkor företräde.